Goede communicatie is belangrijk voor een geslaagd project. We weten allemaal dat het verduurzamen met een VvE vaak een lastige opgave is. Dat komt ook omdat er veel dingen zijn die mis kunnen gaan. In dit stuk nemen we je globaal mee in het belang van communicatie binnen een verduurzamingstraject, want communicatie is nou eenmaal een vak apart.
[Tekst gaat verder onder de foto]
Goede communicatie is erg belangrijk om iedereen op de hoogte te houden van voortgang.
Een goede start maken
Begin met het leren kennen van de mensen in het gebouw. Wie zijn ze en wat vinden ze belangrijk? Wanneer je erachter komt wie je mede-eigenaars zijn, kun je misschien ook al een voorzichtige inschatting gaan maken van de manier waarop je ze het beste met je boodschap kunt gaan benaderen. Leer je bewoners kennen door gebruik te maken van de bewonersenquete in de VvE Campagnebox.
Waar staan we nu?
Het komt vaker terug binnen het VTCB-traject. Het punt waarop je kijkt naar waar je op dat moment met je VvE staat. Wanneer we een start maken aan een goed plan voor de communicatie, moeten we hier ook mee beginnen. Bekijk wat er speelt binnen de VvE en wat iedereen wil. Welke bezwaren zijn er? Zijn er mogelijk obstakels waar je mee aan de slag moet? Er zijn misschien dingen die niet kunnen, maar dat is een punt voor de stap hierna. In dit stadium is er vooral ruimte voor openheid en voor nieuwe ideeën. Kortom, zorg dat je VvE in beweging komt. Maak ze enthousiast met de boodschap die je eruit stuurt. Zet de deur wagenwijd open voor ieders inbreng en sta open voor nieuwe ideeën.
Dieper op de inhoud
Vervolgens ga je ruimte maken voor de inhoud. Niet alle ideeën zijn haalbaar, maar er zijn altijd verrassende mogelijkheden. Je praat nu wat zakelijker en gebruikt meer feiten. Ga op onderzoek uit en onderzoek welke mogelijkheden er zijn om het gebouw te gaan verduurzamen. Onderzoek de plannen verder en informeer regelmatig de bewoners. Ook als er kleine dingen zijn gebeurd, is het goed om dit te delen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een maandelijkse nieuwsbrief met een opsomming van de voortgang van de afgelopen maand. Zo blijven mensen betrokken. Zorg er ook voor dat mensen niet met hun vragen blijven zitten. Ben er voor ze als ze met hun vragen naar je toekomen en help onzekerheden uit de lucht.
Concreet maken
plannen worden nu echt en je wilt ze gaan aanbesteden. Je vraagt hierbij officieel toestemming aan de bewoners. Zorg ervoor dat de communicatie zo duidelijk mogelijk is, zodat iedereen weet waar ze aan toe zijn. Dit is een heel belangrijk moment, want nu krijgen de eigenaars het officiële voorstel om het gebouw te gaan verduurzamen. Kom met feiten. Laat uitgedachte plannen zien, toon tekeningen of misschien zelfs een maquette. Houdt hiernaast ook rekening met emoties. Het is hierbij erg belangrijk dat iedereen zich gehoord voelt en dat de eigenaars niet met onduidelijkheden of vragen achter blijven.
De uitvoering
Informeer iedereen over hoe het met de verbouwing gaat. Wat staat er te gebeuren en wat wordt er van hen verwacht? Wees ook eerlijk over eventuele tegenvallers en de oplossingen daarvoor. Zo blijft iedereen goed op de hoogte en kan het project succesvol worden afgerond.
Stap voor stap
Na alle stappen in het proces is er een ledenvergadering, waarin besloten wordt om wel of niet door te gaan op deze manier.
Niet alles gaat altijd goed; wat kan er dan allemaal misgaan?
- Er komt een mooie nieuwsbrief uit, maar niet iedereen leest hem. - Je moet de boodschap op verschillende manieren vertellen: op papier, persoonlijk, via mail en bij een bijeenkomst. Gebruik meerdere kanalen om je mede-eigenaars te bereiken.
- De stukken voor de vergadering staan vol moeilijke woorden. Veel mensen snappen ze niet. - Gebruik woorden die voor iedereen goed te begrijpen zijn.
- Soms is het makkelijkst niet het beste. Misschien stuur je graag mails, maar mensen willen misschien liever even kletsen met een kop koffie erbij. - Onderzoek hoe mensen graag de informatie tot zich willen nemen.
De VvE Campagnebox
Start met verduurzamen met de VvE Campangebox. Om te verduurzamen binnen een VvE moet er een besluit genomen worden. Om dat besluit tot stand te brengen moet je binnen de VvE draagvlak krijgen, de financiën uitzoeken en juridische kennis hebben. Daar is de Campagnebox voor. Met een praktisch stappenplan helpen wij je op weg. Stapsgewijs laten we zien wat er nodig is. In de campagnebox vind je overzichten, checklists, reglementen en sjablonen. Deze handleiding gaat over techniek en geld, maar nog meer over mensen en samenwerken. Het onderdeel communicatie wordt dus ook zeker in de VvE Campagnebox besproken.
Ontvang de VvE Campagnebox gratis van de gemeente als je meedoet aan de driedaagse verdiepingscursus. Bekijken wanneer er een cursus 'VvE verduurzamen' in jouw gemeente georganiseerd wordt? Klik hier.